لماذا تحليل الاحتياجات التدريبية؟

تتمثل إحدى الطرق الرئيسية للتأكد من أنك اخترت التدريب المناسب لمؤسستك في إكمال تحليل الاحتياجات التدريبية. دعنا نلقي نظرة معًا في هذه المقالة حول ماهية تحليل الاحتياجات التدريبية، وكيف يمكنك استخدام واحد لإفادة مؤسستك!

ما المقصود بتحليل الاحتياجات التدريبية؟

إن تحليل احتياجات التدريب هو عملية مهنية تمر بها الشركة من أجل تحديد كل أنواع  التدريب الذي يجب إكماله في فترة معينة للسماح لفريقهم بإكمال وظيفتهم بأكبر قدر ممكن من الفعالية، بالإضافة إلى التقدم والنمو.

خطوات تحليل الاحتياجات التدريبية 

وهناك ثلاث خطوات رئيسية متضمنة في تحليل احتياجات التدريب لضمان أن عملك يحقق أقصى استفادة من العملية،كما يأتي: 

1. حدد مجموعات المهارات: تتمثل المرحلة الأولى في تحديد مجموعات المهارات التي تطلب من جميع أعضاء فريقك امتلاكها من أجل أداء وظائفهم بشكل صحيح. هذا يعني النظر إلى كل دور وظيفي في شركتك بشكل منفصل والنظر في أشياء أخرى، كالأقسام المختلفة أو مستويات الأقدمية التي ستؤثر على ذلك أيضًا.
2. تقييم مهارات الموظفين: وتتمثل المرحلة الثانية في إلقاء نظرة على جميع أعضاء فريق عملك وتقييم مستويات مهاراتهم الحالية، فيما يتعلق بالمهارات التي وضعتها في المرحلة الأولى من هذه العملية. سيسمح لك ذلك بمعرفة من يلبي توقعاتك، ومن يحتاج إلى إكمال التدريب الإضافي من أجل تلبية مستوى المهارة المتوقع.
3. تسليط الضوء على فجوة المهارات: الآن، بعد أن عرفت المكان الذي تريد أن يكون فيه فريقك والمستوى الذي هم عليه حاليًا، ستتمكن بسهولة من رؤية الفجوة (إن وجدت) التي ظهرت بين هاتين المرحلتين. وهكذا، أنت تعرف ما هي الفجوة، تحتاج إلى استخدام التدريب للمساعدة في سد هذه الفجوة والتأكد من أن فريقك في المستوى الذي تتوقعه.

أهمية تحليل الاحتياجات التدريبية 

1. يحدد الفجوات المعرفية قبل أن تصبح مشكلة: تتمثل إحدى الفوائد الكبيرة لإجراء تحليل احتياجات التدريب في حقيقة أنه يمكن أن يساعدك في تحديد أي فجوات معرفية قد تكون لدى موظفيك قبل أن تصبح مشكلة. ومن الأفضل تسليط الضوء على مشكلة محتملة ومعالجتها وجهًا لوجه، بدلًا من إدراك فجوة المهارات عند ظهور مشكلة بسببها. فسيسمح لك تحليل الاحتياجات التدريبية، باتباع نهج استباقي، بدلًا من انتظار حدوث خطأ ما قبل أن تدرك أن هناك مشكلة.
2. يساعد على التخطيط للتدريب الخاص بك لهذا العام: تُعد فائدة كبيرة أخرى لتحليل احتياجات التدريب هي أنه يسهل عليك التخطيط لتدريبك للعام القادم (أو أي فترة زمنية تعمل بها). بمجرد تحديد فجوات المهارات الموجودة في مؤسستك، ومن ثم جميع الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب إضافي في مجالات معين، وبالتالي، يصبح من السهل تجميع خطة تدريب تغطي كل هذه الفجوات في المهارات. وعوضًا عن محاولة تخمين نوع التدريب الذي سيكون أكثر فائدة لمؤسستك، أو من يحتاج إلى إكمال التدريب، فإن تحليل الاحتياجات التدريبية الخاص بك سيجعل المهمة بأكملها أسهل بكثير، ويمكنك أن تكون واثقًا من أن التدريب الذي اخترته سيكون له تأثير مباشر وفعال على عملك!
3. يسلط الضوء على التدريب الذي ربما لم تفكر فيه: قد يكون من الصعب الجلوس والتخطيط لجدول زمني للتدريب لمؤسسة كبيرة دون إكمال نوع من البحث في الخلفية أولًا. قد تعتقد أنك تعرف نوع التدريب الذي يجب أن يكمله موظفوك، لكن تحليل الاحتياجات التدريبية يمكن أن يسلط الضوء، في الواقع، على مجموعة كاملة من المجالات التي يحتاج فريق العمل إلى التدريب عليها والتي لم تفكر فيها من قبل. وهذا هو السبب في أن تحليل احتياجات التدريب مفيد جدًا، لأنه يسلط الضوء على احتياجات التدريب التي ربما لم تضعها في اعتبارك من قبل، ويظهر أنك بحاجة إلى البدء في تقديم التدريب في مجالات مختلفة لضمان أداء موظفيك في أفضل حالاتهم. وبدون استخدام تحليل احتياجات التدريب، ربما لم تكن لتفكر مطلقًا في مجال معين من التدريب، والذي كان من الممكن أن يعيق عملك بشدة.
4. يضمن أن تدريبك يركز على المجالات الصحيحة: كما قلنا أعلاه، من المهم أن يكون لديك أسباب محددة لإضافة أنواع معينة من التدريب إلى جدول التدريب الخاص بك، حيث لا يمكنك مجرد افتراض ما هو مهم وما هو غير مهم بالنسبة لفريقك أن يتعلمه. وسيسمح لك إكمال تحليل الاحتياجات التدريبية برؤية ما تحتاج إلى التركيز عليه تحديدًا، وعلاوةً على ذلك، سيسلط أيضًا الضوء على المجالات التي لا يحتاج موظفوك حقًا إلى مزيد من التدريب عليها في الوقت الحالي. وإذا لم تكن هناك فجوات واضحة في المعرفة في مجال معين، فإن إجراء المزيد من التدريب عليها قد يكون مضيعة للوقت والمال!
5. يساعد في تحديد من يجب أن يحضر أي دورة تدريبية: وهنالك خطوة أخرى مهمة في التخطيط للتدريب، ألا وهي التأكد من أن الموظفين المناسبين يحضرون في جلسات التدريب المناسبة للمسمى الوظيفي الخاص بهم. ليس هناك فائدة من جعل كل فرد في مؤسستك يحضر كل جلسة تدريبية تديرها؛ إنها مضيعة كبيرة للوقت والمال لنشاطك التجاري، ولن يشارك الموظفون في جلسات التدريب إذا كانوا يحضرون بشكل متكرر تدريبًا لا يفيدهم. وهكذا، سيمكنك تحليل احتياجات التدريب من استهداف الموظفين المناسبين لكل دورة تدريبية، مما يضمن اتباع الجميع لخطة تدريب مخصصة، حتى يحصلوا على أكبر فائدة ممكنة.
6. يساعد على تحديد أولويات احتياجات التدريب: عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لتدريبك، قد يكون من الصعب تحديد الدورات التدريبية الأكثر أهميةً. ومع ذلك، يمكن أن يساعدك تحليل الاحتياجات التدريبية في تحديد نوع التدريب الذي يجب إكماله في أسرع وقت ممكن، وأي تدريب يمكن تركه حتى وقت لاحق. وحين تفكر في المهارات التي يحتاجها كل عضو في الفريق، قد ترغب في إعطاء الأولوية لهذه المهارات، فيما يتعلق بمدى أهميتها. على سبيل المثال، إذا كان لديك فريق يتعامل مع العملاء، فإن التأكد من امتلاكهم لمهارات إدارة علاقات العملاء من الدرجة الأولى قد يكون على رأس القائمة. وإذا لاحظت وجود فجوة في مهارات التواصل وجهًا لوجه لبعض هؤلاء الموظفين، فمن المنطقي أنك قد ترغب في معالجة هذا أولاً، لأن هذا جانب رئيسي من دورهم الوظيفي، ونقص التدريب في هذا المجال قد يؤثر بشكل سلبي على عملك. ويمكن إعطاء الأولوية لجميع التدريبات الأخرى بعد ذلك، ولكن من المهم الحصول على تدريب إدارة علاقات العملاء هذا وحضوره في أقرب وقت ممكن للتأكد من أن الفرق التي تواجه العملاء مباشرةً هي الأفضل أداءً.

وختامًا، يُعد تحليل الاحتياجات التدريبية خطوة مهمة في إيجاد الحلول وتطويرها، لمساعدة موظفيك ومؤسستك على بناء تغيير السلوك وزيادة المعرفة والاحتفاظ بها. ويجب القيام بذلك لضمان عدم إهدار المال والجهد في التخلص من المشكلات غير الموجودة، أو على الأفراد الذين لا يحتاجون إليها. يمكن أن يساعدك تحليل الاحتياجات في تحديد مؤشرات المحتوى من الحقائب التدريبية المتخصصة، ومؤشرات الأداء العامة أو الموزعة على نطاق واسع عبر مؤسستك، مما سيسمح لك بالاستفادة من التكلفة والجهد لتطوير تدريب جيد وزيادة العائد الإجمالي على الاستثمار في التدريب. وأخيرًا، غالبًا ما يحدد تحليل التدريب الجيد الثغرات والفرص لتطوير أنشطة القيادة والتواصل والتغيير التي ستؤدي إلى زيادة الثقة التنظيمية وإدارة أفضل مع معدلات تناقص أقل.